Når et nytt gruppestyre er valgt, er det en del rutiner å følge opp. For å bli gruppeleder, må du bli valgt av gruppetingets årsmøte. Kanskje velges det flere til gruppestyret samtidig med deg. Det er lurt at hele gruppestyret møtes innen kort tid etter at nytt styre er valgt, slik at dere kan gå gjennom arbeidsfordelingen og oppgavene dere skal prioritere framover. Sett deg gjerne også ned sammen med tidligere gruppeleder, for å få innsikt i rutiner og pågående prosjekter som du skal ta over oppfølgingen av.
Er speidergruppa ny, kan kretsen bidra med råd og veiledning for å etablere gode rutiner og sette deg inn i hvilke tradisjoner og rutiner som gjelder for din krets.
Post
Husk å endre postadresse både i medlemssystemet, i banken, kommunen, kontaktutvalg gruppa er med i, etc, slik at posten kommer fram!
Bankforbindelser og handlekontoer
Speidergruppa har behov for en bankforbindelse. Mange registrerer kontoen på kasserer, men det kan være aktuelt at flere kan disponere kontoen. Husk å endre disponenter når vervene endres i gruppa. En del grupper har også handlekontoer i butikker.
Internett og gruppenettside
En del grupper har egen nettside. Her finnes det flere løsninger, både standardløsninger som kan tas i bruk uten kostnad, skreddersydde løsninger og forbundets løsning. Sørg for at du som gruppeleder har tilgang til å legge ut saker og endre informasjon på nettsiden. Dere har kanskje en Facebook-side for gruppa også?
Registrering i Brønnøysundregistrene
Speidertinget har vedtatt at alle speidergrupper skal være registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret. Da får gruppa et organisasjonsnummer og kan få bankkonto og opprette andre kundeforbindelser. Frivillighetsregisteret skal bedre og forenkle samhandlingen mellom frivillige organisasjoner og offentlige myndigheter. Se mer om registrering her. Registrering er dessuten et krav for å få Grasrotandelen. Se mer om Grasrotandelen her.
Når et nytt gruppestyre velges, skal de nye medlemmene registreres inn i Frivillighetsregisteret.
Min speiding
Norges speiderforbunds medlemssystem Min speiding har informasjon om gruppa, medlemmene, roller, medlemskontingent osv. Her foregår også påmelding til alle forbundets kurs og arrangementer og mange krets- og korpsarrangementer.
Det er gruppas ansvar at informasjonen om medlemmene er oppdatert. Informasjonen her brukes bl.a. til alders- og målgrupperettet informasjon, utsendelse av medlemskontingent-giroer og statistikk. Endringene oppdateres når de lagres, og er tilgjengelig for alle organisasjonsledd.