Hopp til innhold

Rutiner rundt nye medlemmer/frivillige

Slik tar dere imot nye ledere: en plan for mottakelsen, støtte det første året og hvem som tar over.

Ha en plan for mottakelse, introduser lederen til gruppen og gruppen til leder, støtt lederen (spesielt det første året), alltid ha en plan/rutine for å erstatte en leder når det trengs.

Som en ny leder i et felleskap er det viktig å føle seg velkommen. Pass på at nye ledere og andre frivillige raskt blir en del av gruppa og ikke bare “den nye”, “den nye lederen”, “foreldrelederen”, “hjelpelederen”, osv. Alle voksne som er medlemmer i NSF, og som har hatt en ledersamtale i kretsen, er ledere, selv om de ikke har vært speidere før eller har gjennomført grunntreningen.

Britisk forskning viser at mange av dem som engasjerer seg i speideren slutter etter ganske kort tid, av mange grunner. De vanligste er at de ikke kjenner seg verdsatt, ikke vet hva de skal gjøre, ikke får mulighet til å vise hva de kan, ikke får tilstrekkelig støtte, eller at de kjenner på å være utelatt eller ikke integrert/inkludert. Det første året er veldig viktig for en ny leder!

Den beste måten å unngå disse problemene på er å gi nye ledere en god velkomst, verktøy, støtte og nyttige kontakter og ressurspersoner. Da trenges det en god plan og tydelig ansvarsfordeling.

GODE FORBEREDELSER ER HALVE JOBBEN

Erfaringer viser at det ikke er nok å ha tilgang på voksne som ønsker å gjøre innsats i speidergruppa. Gruppa må være forberedt på å ta dem imot på en god måte, og må sette av tid og menneskelige ressurser til inkludering og oppfølging. Det er fint om oppfølging av nye voksne kan bli en rutine i speidergruppa, på samme måte som oppfølging av eksisterende ledere. Men siden situasjonen, behovene og menneskene i gruppa er i stadig endring, må dere med jevne mellomrom ta en fot i bakken og gjøre noen avklaringer som kan hjelpe dere å legge en god plan for mottakelse av voksne.

Nedenfor finner dere noen tips til hvordan man kan legge en god plan for mottakelse av nye ledere/frivillige i gruppa.

Plan for mottakelse

En god plan for mottakelse og inkludering starter med å reflektere over:

  • Hva er gruppas forventinger til vedkommende leder/frivillig? Når og hvordan skal de gjensidige forventningene avklares?

  • Hva slags informasjon trenger vedkommende for å starte? Hvem har ansvar for at han/hun får det?

  • Hva slags ressurser/verktøy trenger vedkommende i begynnelsen? Hvem har ansvar for at han/hun får de eller finner de fram?

  • Har vi noe materiell å tilby? En startpakke?

  • Hvilke møter bør han/hun være med? Hvem tar dem med? Vet han/hun hvor og når møtene er?

  • Hvem er kontaktperson om vedkommende lurer på noe eller trenger noe? Kan vi oppnevne en mentor?

  • Hvem trenger vedkommende leder/frivillig å bli kjent med? Hvem har ansvar for at dette skjer?
  • Hvem har ansvar for at lederen er inkludert i den sosiale felleskap?

  • Har vi faste rutiner rundt møter, hytta, haik, arrangementer osv.? Hvordan for den nye lederen vite om dem?

  • Hvordan introduserer vi den nye leder for gruppas arbeidsmetoder, arbeidsplan, mål og strategi?

  • Hvem legger en plan for lederens utvikling, som kurs, egenutvikling osv., og når bør dette gjøres?

Å finne et svar på disse spørsmål er en god start. Det beste er å etablere mer eller mindre faste rutiner, slik at hver gang en ny leder begynner, vet dere hvem nøkkelpersonene er og hva som trengs å gjøres. Husk å evaluere planen og kontinuerlig forbedre den. Oversikten over viktige milepæler det første året som leder finner dere under "Tidslinjen for nye ledere/frivillige" på denne siden.

En god start

For å gi nye ledere en best mulig start er det viktig å inkludere dem i gruppen helt fra begynnelsen. Det er viktig å ha gode rutiner rundt dette. Noe av det første gruppeleder må gjøre, er å gjennomføre en innledende samtale med dem som kunne tenke seg å bidra i gruppen - en gruppesamtale.

Hvorfor holdes en samtale med gruppen?
Målet med samtalen i gruppen er å introdusere en ny leder til speiderarbeidet i gruppen og i kretsen. Denne introduksjonen danner grunnlaget for at den nye lederen kan si ja til en lederoppgave i NSF. Samtidig vil både den nye leder og gruppeledelsen i løpet av samtalen kunne snakke om forventninger til hverandre og muligheter for utvikling og opplæring som speiderleder. Gruppesamtalen spiller også en viktig rolle i forbindelse med Lederstart, siden en del av introkurset handler om det å bli kjent med egen gruppe.

Det er gruppeleder som er ansvarlig for at gruppesamtalen gjennomføres. Dersom den nye frivillige starter opp i en av enhetene, må enhetsleder sørge for at den nye kommer med i lederfellesskapet og blir presentert for gruppelederen.

Når avholdes samtalen?
En gruppesamtale har størst verdi for den nye leder når den holdes tidlig, helst i løpet av et par måneder etter at den nye lederen har kommet med i gruppa. Den kan gjerne deles i to. Først en kort innledende samtale helst i starten og senere en oppfølgingssamtale når lederen er klar til å forplikte seg til et verv. Samtalen kan holdes med en enkelt ny leder eller flere samlet.

Hvilke temaer bør tas opp?

  • Hvem er "vår" speidergruppe
  • Motivasjon og forventningsavklaring

Det er viktig at innholdet tilpasses den nye lederen, og at du som gruppeleder tenker over hva det er denne nye lederen må få vite.

Etter samtalen (oppfølging)

Som gruppeleder bør du ha en løpende kontakt med alle ledere i gruppen, og spesielt de nye. Du bør derfor etter et passende antall måneder ta ny kontakt med den nye leder for en oppfølgingssamtale. Hvis dere blir enige om en prøveperiode, bør oppfølgingssamtalen komme i slutten av denne prøveperioden, for eksempel etter en-to måneder, slik at vedkommende får mulighet til å forplikte seg til et verv i gruppa. Hvis det ikke er nødvendig med en prøveperiode, kan et passende tidspunkt for å ta neste formelle samtale være etter 6 måneder. Det er selvfølgelig viktig at den nye lederen får en løpende oppfølging i denne perioden. Se tips til ansvarsfordeling under Tidslinjen for nye ledere/frivillige.

I forkant av guppesamtalen

Første kontakt med gruppeleder

Når gruppeleder har fått opplysninger om at en ny ressursperson er kommet til gruppa, tar han/hun kontakt med vedkommende for å presentere seg og avtale en senere samtale. Det er også greit å si litt om hva denne samtalen vil inneholde, og da også avdramatisere denne litt. Man får også dannet seg et bilde hvilke emner som bør tas opp. Den første kontakten foregår gjerne i forbindelse med et speidermøte hvis det er snakk om en potensiell ny leder i en enhet.

Vurdering av behov i gruppa

Før den første gruppesamtalen med den nye frivillige bør gruppeledelsen, eventuelt sammen med enhetsleder, avklare gruppens forventninger til ham/henne. Hva tror dere vedkommende kan bidra med? Hva trenger gruppen og hvilke forventninger har dere rundt for eksempel oppgaver, tidsbruk, kunnskaper, holdninger, jobbe selvstendig osv.? Prøv å stille realistiske krav, så dere ikke risikerer å miste en god ressursperson på grunn av for høye forventninger. Her vil det være stor forskjell på om den nye lederen er en rover som ønsker å gå over til leder, om den nye har vært speider selv tidligere eller er helt uten speidererfaring.

OBS! Vurdering av gruppas behov for hjelp skal være en naturlig del av ledergruppas langtidsplanlegging og bør tas en til to ganger i året.

Forberedelse av samtalen

Det er to hovedhensikter med samtalen med den nye lederen. Én er at gruppeleder skal lære den nye lederen å kjenne og få informasjon om bakgrunn og motivasjon. Vel så viktig er det at den nye lederen skal føle seg trygg og velkommen i gruppen og få avklart hva som forventes som leder i NSF og i gruppen. Det er derfor viktig å finne ut hvordan du kan sikre at den nye leder raskt danner seg et bilde av den gruppen han/hun skal være med i.

Samtalen vil gi størst utbytte, hvis du som gruppeleder har forberedt deg på forhånd. Se tips nedenfor.

Før møtet bør du tenke gjennom:

  • hvem er vi som gruppe
  • hva vil vi som gruppe
  • hvilke planer har vi det kommende året
  • hvilke arbeids- og ledelsesformer bruker vi
  • hvordan deler vi ansvaret i gruppen
  • hvilke grenser og rammer for adferd gjelder i vår gruppe
  • hvilke tradisjoner og rutiner har vår gruppe

Det er selvfølgelig mye å forholde seg til. Det kan være en god ide å ha disse spørsmålene som tema på ledermøtene, så har gruppen et avklart forhold til dette til en hver tid.

Hvem du skal holde samtalen med

Hva vet du om den nye lederen før møtet? Navn, alder, jobb, tidligere speidererfaring, hvordan er den nye rekruttert til gruppa osv.

Hvem skal delta på samtalen

Er det bare gruppeleder og den nye lederen, eller er det naturlig/ønskelig at enhetsleder eller en annen kjent medleder/mentor også deltar.

Hvor skal samtalen avholdes

Dette vil selvfølgelig være avhengig av lokale forhold. Ofte er speiderlokalet et greit sted, da får den nye lederen også en omvisning i speiderlokalet. I tillegg gjenspeiler speiderlokalet ofte noe av gruppens tradisjoner. Den kan også gjennomføres ved et bål eller i en annen speider ”setting”. Det viktige er at stedet skaper trygghet og at samtalen kan gjennomføres uten forstyrrelser av andre. Samtalen bør foregå i en avslappet atmosfære, gjerne ute eller i et speiderlokale. Og det bør være en form for forfriskninger i løpet av samtalen; i starten dersom dere er på speiderlokalet, underveis hvis samtalen legges opp som en tur el.

Hva skal den nye lederen oppnå med denne samtalen

Prøv å sette deg inn i den nye lederens situasjon. Tenk på hva den nye lederen har bruk for av kunnskaper etter denne samtalen. Hvilke muligheter for kurs vil være aktuelle.

Hvordan skape trygghet

Velg et møtested som er kjent for den nye. Start gjerne med litt enkel servering. Vær klar til avtalt tid. La den nye slippe til orde, lytt aktivt. Spør og sjekk ut. Forklar interne begreper og særegenheter. Det er viktig at det hele tiden er muligheter for å stille spørsmål og få svar. Pass på at den nye lederen får notert ned diverse opplysninger eller får dem i skriftlig form.

TIDSLINJE FOR NYE LEDERE/FRIVILLIGE

Nedenfor finner dere et forslag til en trinnvis inkludering og oppfølging av nye ledere/frivillige det første året etter at de har påtatt seg verv i en speidergruppe - en såkalt tidslinje for nye ledere/frivillige.

Tidslinje for ny leder/frivillig

Innledende samtale i gruppa

Foregår mellom ny frivillig og gruppeleder (eller enhetsleder/egen lederansvarlig i gruppa eller begge).

OBS! Hvis den nye lederen er klar til å forplikte seg uten prøveperiode, kan den innledende samtalen slås sammen med oppfølgingssamtalen etter prøveperioden (se eget punkt lenger ned).

Varighet: ca 45 minutter.

  • Å være speiderleder i vår gruppe:
    • hvem er “vår” speidergruppe, fakta
    • gruppens organisering
    • viktige tradisjoner, regler og rutiner
    • kort bevisstgjøring omkring lederrollen, formålsparagraf/verdigrunnlag, at man er et forbilde, trygt lederskap, taushetsplikt
    • retningslinjene om fremvisning av politiattest
    • eventuelt hvor man kjøper speiderdrakt, hvor ligger utstyret og annen praktisk informasjon som er relevant å gi på dette tidspunktet
  • Innledende forventningsavklaring - interesser, ønsker, planer, mulige roller og oppgaver enheten eller gruppa, behov, tidsbruk osv.:
    • forventninger fra lederen
    • forventninger til lederen
    • hva kan lederen forvente seg av oppfølging, støtte? Er gruppeleder (eller annen som gjennomfører samtalen) en person å komme til for råd, veiledning eller samtale?
    • avklare hvor mye lederen vil være med (frekvens; hver/annenhver uke, tur/ikke tur, leir, ledermøter osv)
    • konkrete oppgaver (ønsker, hva er evt. ledig ...)
    • hvor man finner informasjon om arrangementer, rutiner m.m.
  • Avklaring av behovet for en prøveperiode på én-to måneder. Prøveperioden kan være en ufarlig inngang i speidergruppa for dem som ønsker tid til å bli kjent med gruppa og oppgavene før de forplikter seg. Man får status som lederaspirant i prøveperioden, og endelig avtale om verv inngås etter prøveperioden.
  • Avtale om en oppfølgingssamtale enten etter prøveperioden eller etter ca 6 måneder.

Samtalen (gjennomføring)

Start samtalen med å presentere deg selv, din rolle i gruppen og hvem du er som person. La så den nye lederen få presentere seg selv som person og si noe om sine praktiske ferdigheter, men bruk gjerne det du har av forhåndskunnskap til å spørre om ting du vil vite mer om.

Det kan være nyttig å ta utgangspunkt i introkurset for nye ledere og sjekke hva som forventes at nye ledere skal vite om speidergruppa de er med i. Dette vil gjøre det enklere for den nye lederen å gjennomføre introkurset.

Det er viktig å bruke tid på en avklaring rundt forventninger, og at denne avklaringen skjer som en toveis kommunikasjon. På den måten forhindrer du at misforståelser kan bli til problemer. En måte å løse dette på er å gå igjennom "stillingsbeskrivelsen" for lederrollene som finnes i forbundets retningslinjer, eller lage en egen for den nye lederen.

En rask gjennomgang av enhetens/gruppens og kretsens terminlister vil gi innsikt i aktivitetsnivået og allsidigheten. Dere kan også bla i enhetens arbeidsstoff slik at den nye lederen får inntrykk av hva slags programmateriell gruppen bruker i den aktuelle enhet.

Det er viktig at du ikke under samtalen overøser vedkommende med informasjon. Det kan bli for mye å forholde seg til. Gjennomfør heller et møte til eller benytt ledermøtene til dette. En del informasjon kan også gis av kontaktpersonen/mentoren som dere oppnevner i gruppa (se neste punkt).

Ansvarsfordeling i prøveperioden

Gruppeleder:

  • melder inn i min.speiding.no (foreløpig som medlem uten rolle)
  • søker om politiattest
  • avklarer kontaktperson – mentor (enhetsleder eller egen lederansvarlig i gruppa)
  • avtaler dato for en oppfølgingssamtale om 1-2 måneder

Lederaspirant:

  • hvis oppgave i en enhet: deltar i aktiviteter i enheten og får ansvar for konkrete og tilpassede oppgaver på møter og turer
  • hvis oppgave i gruppa: får ansvar for konkrete og tilpassede oppgaver i gruppa
  • deltar i gruppeaktiviteter - etter eget ønske

Mentor/enhetsleder:

  • gir lederaspiranten speiderskjerfet
  • veileder underveis
  • inkluderer i planleggingen
  • bygger opp en personlig relasjon
  • inviterer til eventuelle hyggelige arrangementer i gruppa

Oppfølgingssamtale i gruppa

Gruppeleder (evt enhetsleder eller lederansvarlig i gruppa) tar kontakt når prøveperioden er omme.

Finne ut:

  • Hvordan går det?
  • Veien videre: bli leder eller heller hjelpe til av og til?
  • Er det noen spesielle omstendigheter som påvirker muligheten for å forplikte seg?
  • Hva motiverte deg i prøveperioden? Hvilke ønsker har du rundt motivasjon, kunnskap/opplæring og egenutvikling?

Hvis fortsetter:

  • Avklare hvor lenge lederen ønsker å forplikte seg (kan være lurt med 1-2 år av gangen, og så er det selvfølgelig rom for å trekke seg eller endre dersom det oppstår noe)
  • Fortelle om ledersamtalen i kretsen (invitasjon fra kretsen må ev etterlyses) og introkurset som skal gjennomføres selvstendig som forberedelse til ledersamtalen. Hvorfor er Lederstart viktig? Hva gjør deres krets? Praktisk rundt hva som finnes av dokumenter og hjelpemidler - se speiding.no.
  • Eventuelt avtale støtte ifm at lederen gjennomfører introkurset
  • Justere forventningene og inngå en avtale om rolle og oppgaver
  • Finne ut om ønsker om og behov for opplæring og støtte
  • Gi ytterligere praktisk informasjon om gruppa
  • Informere om kurstilbudet og oppfordre til å ta relevante kurs

På slutten av samtalen bør dere lage en plan over opplæring/kursbehov og utvikling for den nye lederen. Det vil gjøre det lettere, men også mer forpliktende for begge parter når kursene kommer.

Oppfordre den nye til å delta på samlinger osv. i krets for å bli kjent utenom gruppa. Det er alltid nyttig å møte ledere fra andre grupper. Tilby deg å bli med første gangen, eller sørg for at en annen leder blir med som "kjentmann".

Etter at avtalen er inngått

Fra nå av må man begynne å anse og omtale vedkommende som speiderleder og ikke “ny leder”, “foreldreleder”, “den nye”, eller “lederaspirant”. Man er ikke formelt godkjent, men er et likeverdig medlem av ledergruppa.

Gruppeleders ansvar:

  • i medlemssystemet tildele en rolle i tråd med avtalen (dette trigger utsendelse av velkomstpakken for nye ledere). Rolle i medlemssystemet kan hjelpe å styre hvilken informasjon vedkommende får.
  • sende en forespørsel til krets for å avklare tilgjengelige tidspunkter for ledersamtalen i kretsen
  • ved behov følge opp med tanke på å få den nye lederen til å delta i ledersamtalen

Det er viktig at den nye blir introdusert for de andre enhetene i gruppa og deres ledere (kanskje det er interessant med et studiebesøk?)

Mange grupper gjennomfører en formell opptakelse av nye ledere i speidergruppa. Dette kan gjøres etter at lederen har deltatt i ledersamtalen og skrevet under på lederavtalen.

Kretsen:

  • Inviterer til ledersamtale i kretsen, som avsluttes med signering av lederavtalen.

  • Registrerer gjennomført ledersamtale på lederens CV i Min speiding.

6-månederssamtale i gruppa

Gruppeleder (evt enhetsleder eller lederansvarlig i gruppa) inviterer til en ny oppfølgingssamtale etter ca 6 måneder.

  • Hvordan går det?
  • Er det behov for å justere avtalen?
  • Hvilke ønsker og behov for opplæring har lederen?
  • Behov for støtte og oppfølging
  • Justering av forventninger
  • Motivasjon

Noen kan ha behov for tettere oppfølging og da kan det være lurt å fortsette med mentorordningen en stund til. Eller man kan bruke makkermetoden.

Foreslå en opplæringsplan for det nærmeste året. Det finnes forskjellige muligheter avhengig av kapasiteten i kretsen. Men er uansett viktig å ha opplæring i gruppa, spesielt når det gjelder de praktiske ferdighetene.

Opplæringsmuligheter i egen gruppe:

  • alle oppgavene er en læringsprosess
  • bruk av prosjektmetoden
  • veiledning underveis
  • korte faglige økter på ledersamlinger, turer o.l.

Samtale ved bytte eller avslutning av verv

Denne samtalen består av evaluering av vervet man er i ferd med å fratre, og diskusjon om veien videre. Gjennomfør samtalen før vervet er avsluttet.

Det er viktig å synliggjøre mulighetene som finnes for å engasjere seg på en annen måte, hvis lederen ikke ønsker å fortsette i det nåværende vervet. Presenter andre verv/roller/oppgaver, kurs og andre muligheter for egenutvikling.

Les mer