Forberedelser
- Les deg opp på GDPR og hva det betyr for frivillige organisasjoner. Datatilsynets nettsider (datatilsynet.no) er et godt utgangspunkt.
- Sjekk hvilke rutiner NSF og din speidergruppe allerede har for håndtering av personopplysninger.
- Finn ut hva som er rutinene i medlemssystemet (Speiderbasen eller tilsvarende).
- Velg ut 2–4 av case-scenariene i fremgangsmåten som passer best for din gruppe.
Utstyr
- Utskrift av case-scenariene (valgfritt, men anbefalt)
- Penn og papir til å notere konklusjoner
Fremgangsmåte
Innledning (5 min)
Del ut ett eller flere av disse case-scenariene til deltakerne. La dem lese gjennom og tenke individuelt i 2 minutter.
Case 1 – Allergi og helseopplysninger:
En forelder har fortalt deg muntlig at barnet har en alvorlig nøtteallergi. Du har skrevet det ned i en notatbok. Hva er riktig å gjøre med denne informasjonen?
Case 2 – Bilder fra leir:
Dere tok mange bilder på sommerleiren og la dem ut på gruppas Facebook-side. En forelder ringer og sier at hun aldri har samtykket til at bilder av datteren hennes ble publisert. Hva gjør dere?
Case 3 – Gammel informasjon:
Dere finner en gammel perm med påmeldingsskjemaer fra for tre år siden. Skjemaene inneholder navn, adresse, telefonnummer og helseopplysninger. Hva gjør dere?
Case 4 – Deling med andre:
En annen leder i nabogruppa spør om dere kan sende over kontaktlisten til alle foreldrene i troppen, fordi de planlegger et felles arrangement. Hva svarer dere?
Diskusjon i grupper eller plenum (15–20 min)
Diskuter casene og disse spørsmålene:
- Hvordan ber dere om sensitive opplysninger fra foreldre – og hvordan gir dere informasjon tilbake til dem?
- Hva kan vi spørre etter, og hvordan og hvor lenge skal informasjonen oppbevares?
- Hva er rutinene i medlemssystemet? Hva sier loven (GDPR)?
- Er det noe vi bør endre eller forbedre i måten vi håndterer opplysninger på?
Oppsummering og konkrete tiltak (5–10 min)
Avslutt med å bli enige om:
- Hva gjør vi bra i dag?
- Hva bør vi endre?
- Hvem har ansvar for å følge opp endringene?
Skriv ned konklusjonene og del dem med hele ledergruppa etterpå.
Ressurser
Utfordringer og erfaringer
Diskusjonen kan bli abstrakt og teoretisk. Bruk case-scenariene aktivt for å holde samtalen konkret og jordnær. Sørg for at dere ender opp med noen konkrete tiltak – ikke bare en god prat.
