Forberedelser:
- Fri brainstorming: Snakk med speiderne før terminslutt og hør om de har noen spesielle ønsker for innhold i neste termin. Prosjekter de ønsker å gjennomføre? Tanker om "Utfordringen"? Spesielle fordypningsmerker de vil ta? Turer de vil på? Konkrete aktiviteter osv.
- Trekk inn speiderprogrammet: Presenter mulighetene som ligger i speiderprogrammet for den aktuelle aldersgruppa. Hva kan de jobbe med? Finn ut hva som frister.
- Skap felles mål! Husk at alle medlemmene sannsynligvis har sine egne personlige mål og forventninger til arbeidet. Finn ut hva dere vil at skal være det felles målet for arbeidet i enheten. Hva er gruppas mål? Knytt sammen og juster de enkeltes mål til å passe med et felles mål. Dette må gjøres i samarbeid med speiderne. Evnen til å skape felles mål er kanskje den aller viktigste egenskapen en leder kan ha. Det er viktig å huske på at speidingens egenutvikling ikke handler om ego-utvikling men egenutvikling i fellesskap med andre. Vi må derfor sørge for at både personlige og felles mål styrer i samme retning og at alle arbeider både til det beste for seg selv og gruppa. Det er i sammen vi er sterke og kan oppnå vår felles målsetning om en bedre verden for alle.
- Klargjør enhetens muligheter og ressurser. Hva rekker vi og hva får vi til av det som har kommet fram under pkt 1, 2 og 3. Få en oversikt over ledersituasjonen i enheten. Hva kan lederne være med på? Er det noen som har mindre kapasitet? Er det noen som må ha litt fri i forbindelse med eksamener eller prosjekter på jobben? Er det aktuelt å leie/låne inn en ekstern ekspert eller be foreldre om hjelp?
- Finn frem tidligere terminlister og de programmene det må tas hensyn til under planlegging av årets terminliste. Arrangementsplan og prosjekter fra Norges speiderforbund, relevante arrangementer i kretsen, eventuelle andre aktivitetsplaner det kan være relevant å ta hensyn til (fotball, skolekorps eller lignende avhengig av hva som er populært hos deres speidere).
- Få tak i ferie- og planleggingsdager for skolen.
- Bestem hvor mange overnattingsturer dere skal ha i terminen.
- Ha klart for dere "spesielle regler", som for eksempel at dere ikke har møte dersom det har vært tur i helgen osv.
Tidsbestemmelse av turer og møter:
- Finn fram en kalender.
- Sett inn forbundets, kretsens og evt. korpsets arrangementer. (Kretsbannerkonkurranse, NM i speiding, leirer, speidingens dag etc.). På gruppas terminliste kan alle slike arrangementer skrives inn, på enhetens terminliste kan dere ta med de arrangementene som passer til enheten.
- Sett inn alle faste eller tradisjonelle arrangementer (St. Georgsdag, lysmesse, Tenkedagen, julebasar, pinsehaik etc.)
- Marker alle datoer som ikke passer for speidermøter. Skoleferier, viktige fotballkamper, korpsarrangementer eller lignende.
- Sett inn datoer som passer for overnattingsturer og større/lengre arrangementer.
- Sett opp alle datoene for ordinære speidermøter. Oppstart kan f.eks. være en uke etter skolestart. Avslutning bør kanskje være tidligere enn skoleslutt. Det er ofte mye annet som skjer i forbindelse med jul/årsskiftet.
Noen tips:
- Bruk minst ett møte før en tur til å planlegge turen.
- Sett av tid til forberedelse før konkurranser og lignende.
- Husk faste aktiviteter som dugnad på speiderhus/-hytte, båtpuss, vedlikehold av utstyr osv.
- Husk at noen aktiviteter tar lenger tid enn planlagt, og at det dermed kan være greit å ha et par speidermøter uten fullt program.
- La gjerne speiderne bidra i planleggingen ved å skrive ned og fordele emner eller aktivitetsforslag utover terminlista. Dere kan også ha emner/aktiviteter klare til fordeling, etter innspill fra speiderne før siste terminslutt.
På terminlisten tar dere også med:
- Hovedtema for møtet/turen (kan eventuelt la være å kommunisere dette ut for å beholde muligheten til å gjøre justeringer).
- Hvem som er hovedansvarlig for møtet/turen.
- Oppmøtested og -tid for vanlige møter. Husk å minne om når det er andre oppmøtetider eller -steder.
- Oppmøtetid og -sted ved spesielle arrangementer.
- Ta gjerne med viktige telefonnumre, e-post og annen kontaktinformasjon.
Følg opp med detaljplan
På et senere tidspunkt må dere gjennomføre detaljplanlegging av hvert møte og andre aktiviteter. Detaljplanen skal inneholde:
- Forslag til tidsplan med konkrete aktiviteter
- Hvem som er ansvarlig for innledning, andakt e.l., lek, hoveddel, instruksjoner og avslutning.
Ideer til gode møteaktiviteter finner dere i Programhjulet og Månedstemaer. Les mer om møteplanlegging under Møte- og turplanlegging eller i Lederveiledningen: Planlegging.