God og oversiktelig økonomi gir frihet til å gjennomføre attraktive aktiviteter og skaffe utstyr til speiderne. Her får du informasjon om regnskap og budsjett og noen gode råd om økonomistyring.
Noen prinsipper
- Tenk enkelt!
- Lag gode rutiner og hold orden
- Sørg for åpenhet
Budsjett
Et budsjett er en plan for hvor mye penger man forventer å få inn på f.eks. medlemskontingent og tilskudd, og hvor mye penger man planlegger å bruke på blant annet aktivitet, utstyr og faste utgifter. Budsjettet gir rammer for pengebruken. Budsjettet er et verktøy for å planlegge og styre pengebruken. Budsjettet er også et godt opplæringsverktøy i planlegging av aktiviteter.
Budsjettet er en ramme. Pengene kan disponeres innenfor disse rammene.
Om budsjettering:
- Lag et enkelt budsjett. Det er ikke nødvendig med detaljert budsjettering, men det er ingen ulempe om det ligger en plan bak beløpene.
- Gruppetinget/kretstinget skal vedta gruppe-/kretskontingentsatsene. Forventet inntekt fra kontingent føres inn i budsjettet.
- Budsjettering er prioritering.
Regnskap
Regnskapet skal vise hvilke inntekter og kostnader speidergruppa/kretsen/korpset har hatt i løpet av året, og hva pengene er brukt på (som kontingenter, reise, utstyr lisenser, husleie osv.). Regnskapet blir dermed en oversikt over hva som har skjedd og en økonomisk statusrapport.
Ansvarlige for økonomien
Gruppestyret/kretsstyret/korpsstyret er ansvarlige for å styre etter budsjett, følge opp vedtakene gjort av tinget og presentere et regnskap for tinget. Styret har overordnet ansvar, en regnskapsfører fører regnskapet og en revisor kontrollerer at alt ser riktig ut. Gruppeleder/kretsleder/korpsleder, regnskapsfører og revisor skal derfor ikke være samme person eller i familie eller nær relasjon til hverandre. Reglene er slik for å bidra til åpenhet rundt økonomien og det blir mindre risiko for mistenkeliggjøring og usikkerhet om hva pengene går til.
Minimumskrav til regnskapet
Regnskapet skal vise oversikt over inntekter og utgifter, være signert av gruppeleder/kretsleder/korpsleder, rengskapsfører og revisor.
Dersom man har fått tildelt støtte/tilskudd, kan det følge andre krav til dokumentasjon med disse.
For grupper
Gruppetinget skal velge en regnskapsfører/kasserer og en revisor. Gruppetinget skal også godkjenne regnskapet og vedta budsjett. Dette gjøres normalt på gruppetingets årsmøte første kvartal hvert år.
For kretser
Kretstinget skal velge en regnskapsfører/kasserer og en revisor. Kretstinget skal godkjenne regnskapet og vedta budsjett. Dette gjøres normalt på kretstingets årsmøte første kvartal hvert år.
For korps
Korpstinget skal ha et regnskap. Regnskapet kan føres som en del av korpsets organisasjons regnskap. Korpset skal sørge for at regnskapsfører, revisor og korpsleder ikke er samme person eller i nær relasjon, selv om korpset selv ikke velger regnskapsføreren og revisoren.
Kontoplan til budsjett/regnskap
I menyen finner du en kontoplan som kan brukes som mal for både budsjett og regnskap. Kontonummer i regnskapet vil si en kategori. Kategoriseringen gjør det lettere å holde oversikt over hva pengene har gått til og sammenligne med budsjettet/planen.
Nettbank og regnskapssystem
Alle grupper, kretser og korps må ha en bankkonto som fakturaer betales fra og medlemskontingenter og momskompensasjon blir innbetalt til.
Sikkerhet:
- Bankkontoen må være tilknyttet et organisasjonsnummer.
- Minst to personer bør ha administrasjonstilgang i nettbanken.
- Utbetalinger fra bank bør godkjennes av to personer, f.eks. gruppeleder og regnskapsfører. Man skal ikke attestere sine egne utlegg.
- Bruk et skybasert regnskapssystem. Dette gir bedre oversikt og tilgang, enkel regnskapsføring og rutiner som er lette å overføre til neste regnskapsfører.
Noen tips om økonomi
Gjør det enkelt!
Bruk en enkel kontoplan som grunnlag for budsjett og regnskap.
Romslighet
Ikke lås dere til budsjettet. Budsjettet skal være en plan og ramme, ikke et aktivitetshemmende verktøy. Gi styret litt romslighet og legg inn noen midler som kan disponeres for det som ikke er planlagt når budsjettet blir vedtatt, gjerne en sikkerhetsmargin eller "frie midler". I forbundets budsjett er dette de strategiske midlene. I tillegg kan styret omdisponere innenfor rammen av budsjettet.
Sunn økonomi
Det er ikke farlig å gå litt i overskudd eller underskudd, så lenge økonomien tilsier det.
Fortløpende oppfølging
Før regnskapet og betal regninger fortløpende gjennom året.
Gode rutiner
Finn gode rutiner for regnskapsføring, utbetalinger osv. som fungerer for dem som er involverte i din gruppe/krets/korps. Hvem trenger tilgang til banken, hvem mottar fakturaer, hvem må attestere regninger, hvem godkjenner i banken og så videre.
Statusrapporter
Ha rutiner for oppfølging og styring mot budsjett. Sett økonomistatus på agendaen i et styremøte to ganger i året, gjerne en gang på våren (april/mai) og en gang på høsten (september/oktober) for å se at dere ikke går for langt utenfor budsjettrammene.
NB! Rapportering:
Hvert år innen 31. mars skal alle speidergrupper, kretser og korps levere sine årsrapporter til forbundet. Årsmelding og regnskap skal lastes opp i årsrapporten i Min speiding. Les mer om årsrapportering for grupper og for kretser og korps.
Annet om økonomi
I Norges speiderforbunds lover § 5 står det at alle organisasjonsledd er økonomisk uavhengige, men må forholde seg til noen rammer og krav. De viktigste er:
- Styrene i alle organisasjonsledd har selvstendig økonomi og økonomisk ansvar
- Midler skaffet til speiding skal gå til speiding
- Alle ledd skal ha budsjett og regnskap som vedtas av tinget
- Regnskap skal føres i overensstemmelse med god regnskapsskikk
- Revisor skal gjennomgå regnskapet og levere en revisjonsberetning til årsmøtet
- Det kreves forhåndsgodkjenning fra Speiderstyret for f.eks. å ta opp lån, kjøp/salg av eiendeler av vesentlig verdi, overføre penger/gaver for over 0,1 G til noen utenfor organisasjonen, opprettelse/drift av fond, stiftelse e.l.
- Forbundet har ikke ansvar for gjeld eller andre forpliktelser som grupper, kretser eller korps har avtalt.
Se Norges speiderforbunds lover og retningslinjer om økonomi, fond og avtaler.
Foto: Christian Sangereid